Tư duy gốc rễ trong HR: Làm rõ vấn đề trước khi chọn giải pháp
Đã cập nhật: 2 ngày trước
HR FIRST PRINCIPLES · BÀI 08
Thành HR · Hiểu việc từ gốc
Thử hình dung một cuộc họp về nghỉ việc: người đề xuất tăng lương, người muốn tổ chức gắn kết, người bảo phải đổi quản lý. Nghe phương án nào cũng có lý. Mình muốn dừng ở một câu hỏi trước: chúng ta đã biết vì sao họ nghỉ chưa?
Mỗi đề xuất đều có thể phù hợp trong một hoàn cảnh nào đó. Nhưng trước khi chọn, mình cần biết rõ điều đang xảy ra và căn cứ cho lời giải thích của mình. Câu trả lời đầu tiên nên được xem là một giả thuyết để kiểm tra.
Ghi rõ điều đã biết, điều đang giả định và bằng chứng cần kiểm tra.
Hiểu cách dùng “tư duy gốc rễ” trong bài này
First Principles hướng đến việc xem lại các giả định và bắt đầu từ những điều nền tảng có căn cứ, rồi xây lại cách giải quyết. Phân tích nguyên nhân gốc tập trung vào việc tìm các yếu tố tạo ra một vấn đề cụ thể. Hai cách tiếp cận có thể hỗ trợ nhau, nhưng không hoàn toàn đồng nghĩa.
Với HR, mình vận dụng bằng ba câu hỏi: kết quả thật sự cần đạt là gì; điều gì đã biết và điều gì chỉ đang giả định; từ những căn cứ ấy, có những phương án nào đáng cân nhắc?
Cách làm này cần bằng chứng. CIPD gợi ý kết hợp nghiên cứu, dữ liệu tổ chức, kinh nghiệm chuyên môn và góc nhìn của các bên liên quan trong thực hành dựa trên bằng chứng. Một câu chuyện gây chú ý hoặc một mô hình quen thuộc chưa đủ để thay thế các nguồn thông tin đó.
Viết lại vấn đề sao cho có thể kiểm tra
“Nhân viên thiếu gắn kết” khá khó xử lý vì mỗi người có thể hiểu khác nhau. Một mô tả cụ thể hơn có thể là: trong thời gian vừa qua, nhóm nào có biến động, biến động so với giai đoạn nào và công việc nào bị ảnh hưởng?
Trong tình huống mô phỏng, nhóm dịch vụ có nhiều người nghỉ trong thời gian đầu làm việc. HR cần làm rõ số trường hợp, quy mô nhóm, thời điểm nhận việc, ca làm, người hướng dẫn và lý do được ghi nhận. Nếu chỉ nhìn tổng số người nghỉ, mình có thể bỏ qua việc nhóm vừa tuyển thêm nhiều người hoặc cách ghi nhận dữ liệu đã thay đổi.
Giữ nhiều lời giải thích cho đến khi đủ căn cứ
01 · Thu nhập chưa phù hợp
Dữ liệu nên đối chiếu: Mức chi trả thực tế, thông tin thị trường phù hợp vị trí, phản hồi
Điều chưa được phép kết luận ngay: Ai nghỉ cũng vì lương
02 · Công việc khác kỳ vọng
Dữ liệu nên đối chiếu: Tin tuyển dụng, trao đổi nhận việc, nhiệm vụ thực tế
Điều chưa được phép kết luận ngay: Ứng viên đã được thông tin đầy đủ
03 · Hướng dẫn ban đầu chưa rõ
Dữ liệu nên đối chiếu: Lịch hướng dẫn, tài liệu, phản hồi người mới và quản lý
Điều chưa được phép kết luận ngay: Người mới thiếu năng lực
04 · Lịch làm khó sắp xếp
Dữ liệu nên đối chiếu: Lịch đã thông báo, số lần thay đổi, cách đổi ca
Điều chưa được phép kết luận ngay: Chỉ cần tổ chức hoạt động gắn kết
Các giả thuyết có thể cùng đúng một phần. Một nhóm người cũng có thể rời đi vì những lý do khác nhau. Tìm nguyên nhân không nhất thiết kết thúc bằng một “thủ phạm” duy nhất.
Khi phỏng vấn, hãy hỏi về sự việc và điều kiện cụ thể. “Điều gì trong tuần làm việc khiến bạn khó hoàn thành công việc?” thường mở ra nhiều thông tin hơn “Có phải bạn nghỉ vì quản lý không tốt không?”. Cần tạo điều kiện để người được hỏi phản hồi an toàn, trong phạm vi bảo mật có thể thực hiện.
Thử thay đổi vừa sức và theo dõi kết quả
Nếu dữ liệu gợi ý rằng hướng dẫn ban đầu chưa rõ, nhóm có thể thử một checklist nhận việc, đầu mối giải đáp và lịch trao đổi sớm. Hãy xác định ai thực hiện, điều gì cần quan sát và lúc nào cùng xem lại.
Ngoài số người còn làm, có thể theo dõi việc hoàn tất các bước hướng dẫn, những câu hỏi lặp lại và khả năng thực hiện nhiệm vụ đầu tiên. Thời gian theo dõi cần đủ phù hợp với vấn đề; không nên vội tuyên bố một chương trình đã “giữ chân thành công” sau vài ngày.
Nếu kết quả tốt hơn, tiếp tục hỏi có yếu tố nào khác thay đổi cùng lúc. Nếu chưa tốt, kiểm tra cả giả thuyết ban đầu lẫn việc triển khai. Một ý tưởng hợp lý nhưng không được thực hiện như dự kiến cũng khó đem lại kết quả mong đợi.
Xử lý việc trước mắt và học từ vấn đề
Trong lúc tìm hiểu, những việc cần làm ngay vẫn phải được xử lý: thông tin sai cần sửa, quyền lợi cần được bảo đảm, công việc đang thiếu người cần có phương án vận hành. Việc nghiên cứu nguyên nhân không nên trở thành lý do trì hoãn trách nhiệm trước mắt.
Theo mình, thói quen có ích nhất là ghi riêng ba cột: đã biết, đang giả định, cần kiểm tra. Khi các cột rõ hơn, cuộc trao đổi bớt dựa vào niềm tin cá nhân và giải pháp có cơ sở hơn để được thử, đánh giá rồi điều chỉnh.
Đọc tiếp trong series
Đặt vào bối cảnh SME
Với SME, thử lấy một trường hợp nghỉ việc đã được ẩn danh để rà lại: công việc đã trao đổi lúc tuyển, cách hướng dẫn khi vào làm và điều người quản lý đã ghi nhận. Chưa đủ dữ kiện thì ghi là chưa rõ; đừng biến lời đoán thành nguyên nhân.
Nếu bạn đang phụ trách bài toán này ở doanh nghiệp, xem tư vấn nhân sự SME để biết cách gửi nhu cầu. Thành sẽ trao đổi trước về phạm vi và khả năng đồng hành.
Mang theo một giả thuyết, chưa vội mang giải pháp
Lấy một vấn đề đang học hoặc đang được giao, ghi riêng điều đã biết và điều mình đang đoán. Chỉ chỗ chưa rõ ấy thôi đã đủ để chọn phần kiến thức cần học tiếp.
Nền tảng miễn phí trên HRVN Academy: Tuyển dụng · C&B · Luật lao động · HRBP
Bình luận