HR CAREER INSIGHT · BÀI 01
Thành HR · Ghi chép vào nghề
Mở tin tuyển dụng lên, đọc một lượt rồi lại đóng: “Chắc mình cần học thêm đã.” Nếu bạn đang lặp lại chuyện này, mình muốn cùng bạn nhìn kỹ hơn vào chữ “sẵn sàng”, bắt đầu từ một việc cụ thể trong JD.
Nếu thấy mình trong câu chuyện này, có lẽ câu hỏi “học HR bắt đầu từ đâu?” đã mang một ý nghĩa khác: làm sao để những điều đã học trở thành thứ mình có thể sử dụng trong công việc?
Theo mình, một cách bắt đầu là chọn một vị trí phù hợp và thử làm một nhiệm vụ nhỏ của vị trí đó. Khi có sản phẩm để nhìn lại, bạn sẽ dễ nhận ra phần đã hiểu, phần còn thiếu và điều cần người khác hướng dẫn.
“Chưa sẵn sàng” có thể là vài điều rất khác nhau
Mình nghĩ cảm giác này cần được nhìn cụ thể hơn. Có người còn thiếu kiến thức nền; có người đã hiểu nhưng chưa có dịp thử làm; cũng có người làm được một phần mà chưa biết diễn đạt điều đó khi ứng tuyển.
Chẳng hạn, nếu hôm nay bạn đọc JD thực tập tuyển dụng, ngày mai lại so mình với yêu cầu của chuyên viên C&B hoặc HRBP, việc chuẩn bị dễ trở nên mông lung. Các vị trí ấy khác nhau về nhiệm vụ, mức độ tự chủ và trách nhiệm.
Với người mới học HR, mình nghiêng về việc chọn một nhóm vị trí trước, rồi đọc vài bản mô tả công việc (JD) cùng cấp độ. Khi thấy những nhiệm vụ lặp lại, bạn có một điểm tựa rõ hơn để quyết định nên học và luyện gì tiếp theo.
Góc nhìn Thành HR: Mức độ sẵn sàng nên được đặt trong một công việc cụ thể. Câu hỏi hữu ích là “Với nhiệm vụ này, mình đã làm được phần nào và còn cần hỗ trợ ở đâu?”
Cảm giác lo lắng có thể vẫn còn khi bạn bắt đầu ứng tuyển. Điều mình muốn gợi ý là làm cho việc chuẩn bị cụ thể hơn, để bạn có căn cứ nhìn nhận bản thân.
Một việc nhỏ có thể cho thấy khá nhiều về cách làm HR
Thử hình dung một tình huống mô phỏng: doanh nghiệp cần tuyển 2 nhân viên chăm sóc khách hàng. Bạn hỗ trợ lọc hồ sơ và hẹn phỏng vấn; người phụ trách tuyển dụng sẽ duyệt đề xuất.
Trong 5 hồ sơ giả định, HS03 có 6 tháng hỗ trợ khách hàng qua chat nhưng chưa ghi rõ lịch có thể làm. JD yêu cầu đáp ứng lịch làm việc đã thống nhất.
Nếu ghi ngay “không phù hợp”, bạn đang đưa ra kết luận trong khi còn thiếu thông tin. Nếu chuyển hồ sơ mà không ghi chú, người duyệt lại phải tìm hiểu từ đầu. Một cách xử lý có thể là:
“HS03 có kinh nghiệm hỗ trợ khách hàng qua chat. Chưa có thông tin về khả năng đáp ứng lịch làm việc. Đề xuất hỏi thêm điểm này trước khi chuyển bước.”
Điều mình quan tâm ở ví dụ này là cách phân biệt bằng chứng, thông tin còn thiếu và đề xuất tiếp theo. Một dòng ghi chú rõ ràng giúp người cùng làm việc hiểu được bạn đã xem xét đến đâu.
Cách nhìn đó cũng gần với tinh thần của CIPD Profession Map: làm nghề theo nguyên tắc, dựa trên bằng chứng và hướng đến kết quả. Tình huống trên là ví dụ mô phỏng của bài viết để gợi ý cách vận dụng, không phải bài đánh giá của CIPD.
Nếu muốn thử, bạn có thể làm ba sản phẩm nhỏ
Một phiếu làm rõ yêu cầu: công việc chính là gì, tiêu chí nào bắt buộc, tiêu chí nào ưu tiên và ai duyệt đề xuất?
Một bảng đối chiếu 5 hồ sơ giả định: mỗi hồ sơ có bằng chứng gì, còn thiếu thông tin nào và bạn đề xuất làm gì tiếp?
Một email mời cùng bảng theo dõi: người nhận biết cách xác nhận; người phụ trách biết lịch nào đã chốt và việc nào còn chờ.
Bạn có thể chọn một sản phẩm để làm trước. Khi tự kiểm tra, thử nhìn từ phía người nhận: họ có đủ thông tin để thực hiện bước tiếp theo không? Với lịch phỏng vấn, điều đó bao gồm ngày giờ, người tham dự, địa điểm hoặc đường dẫn và trạng thái xác nhận.
Các sản phẩm dùng để chia sẻ hoặc đưa vào hồ sơ học tập nên sử dụng dữ liệu giả lập, tránh để lộ thông tin ứng viên.
Nhìn lại mình qua một JD, thay vì cảm giác chung chung
Nếu đang phân vân “mình đã đủ khả năng ứng tuyển chưa?”, bạn có thể dành khoảng 20 phút cho một JD phù hợp. Mình gợi ý bốn câu hỏi dưới đây để việc tự nhìn lại có căn cứ hơn.
01 · Người nhận cần kết quả gì?
Ví dụ với việc hẹn phỏng vấn: Lịch được xác nhận, thông tin tham dự chính xác và thay đổi được cập nhật.
02 · Mình đã từng làm phần nào?
Ví dụ với việc hẹn phỏng vấn: Điều phối lịch ở câu lạc bộ, công việc cũ hoặc một bài mô phỏng.
03 · Mình còn vướng ở đâu?
Ví dụ với việc hẹn phỏng vấn: Chưa biết xử lý đổi lịch, thiếu thông tin hoặc chưa rõ ai cần được báo.
04 · Ai hoặc điều gì giúp mình kiểm tra?
Ví dụ với việc hẹn phỏng vấn: Danh sách thông tin cần có và người phụ trách duyệt lịch.
Trải nghiệm ở câu lạc bộ hoặc công việc cũ có thể là một điểm bắt đầu để giải thích kỹ năng liên quan. Khi trao đổi với nhà tuyển dụng, bạn vẫn cần nói rõ bối cảnh và phần mình trực tiếp thực hiện.
Mình sẽ dùng phần đối chiếu này để chọn điều cần luyện tiếp: nhiệm vụ nào đã có bằng chứng, nhiệm vụ nào cần thử thêm, nhiệm vụ nào cần được hướng dẫn. Giá trị của nó nằm ở việc giúp bạn đặt câu hỏi cụ thể hơn.
Một câu hỏi rõ cũng là một bước chuẩn bị
Khi chưa biết làm, bạn có thể nói mình đã hiểu yêu cầu đến đâu, định làm gì và đang cần xác nhận điều nào. Chẳng hạn:
“Em hiểu đầu ra cần là danh sách hồ sơ để anh/chị duyệt. Em dự định đối chiếu theo tiêu chí trong JD và ghi riêng thông tin còn thiếu. Em chưa rõ kinh nghiệm là bắt buộc hay ưu tiên. Anh/chị xác nhận giúp em; em đề xuất gửi bản đầu vào chiều thứ Tư, có phù hợp không ạ?”
Cách trao đổi này tạo điều kiện để người hướng dẫn phản hồi đúng chỗ bạn đang vướng. Với nhiệm vụ ảnh hưởng đến lương, quyền lợi hoặc dữ liệu nhân viên, việc làm rõ phạm vi được giao và người kiểm tra càng cần thiết.
Một nhịp chuẩn bị vừa sức, nếu bạn muốn thử
Nếu lịch học hoặc công việc hiện tại khá bận, bạn có thể chia việc chuẩn bị thành 5 buổi ngắn, mỗi buổi dành khoảng 30 phút cho một phần việc. Thời gian thực tế tùy mức độ quen việc; có thể dừng và tiếp tục ở buổi sau.
Buổi 1: chọn một JD cùng cấp độ với mình, ghi các nhiệm vụ chính và kết quả cần bàn giao.
Buổi 2: làm bản đầu của một sản phẩm nhỏ, chẳng hạn bảng theo dõi phỏng vấn.
Buổi 3: tự kiểm tra, ghi điều chưa chắc và xin góp ý từ người phù hợp nếu có.
Buổi 4: sửa sản phẩm, lưu lại một vài thay đổi và lý do.
Buổi 5: tập giới thiệu sản phẩm trong 2 phút, rồi điều chỉnh CV theo vị trí đã chọn.
Điểm mình muốn giữ trong nhịp này là có làm, có nhìn lại và có sửa. Nếu bản đầu còn sơ sài, bạn vẫn có một thứ cụ thể để nhận phản hồi và biết mình cần học thêm ở đâu.
Đưa bài thực hành vào CV sao cho đúng?
Sau khi thực sự hoàn thành, bạn có thể đặt sản phẩm vào mục Dự án học tập / Thực hành mô phỏng. Một cách diễn đạt là:
“Thực hành mô phỏng tuyển dụng: xây dựng bảng đối chiếu 5 hồ sơ giả định với tiêu chí tuyển nhân viên chăm sóc khách hàng; ghi căn cứ đề xuất, thông tin cần xác minh và tạo mẫu theo dõi lịch phỏng vấn.”
Khi phỏng vấn, một chi tiết bạn đã sửa và lý do sửa có thể giúp cuộc trao đổi cụ thể hơn. Các số liệu hoặc kết quả đưa vào CV cần đúng với những gì bạn đã thực hiện.
Vậy khi nào có thể bắt đầu ứng tuyển?
Theo mình, bạn có thể cân nhắc ứng tuyển song song khi đáp ứng các yêu cầu thiết yếu và vị trí phù hợp với mức kinh nghiệm của mình. Trong phỏng vấn, nên trao đổi thêm về cách người mới được hướng dẫn và những nhiệm vụ cần làm được trong tháng đầu.
Điều mình mong bạn mang theo sau bài này là một câu hỏi nhỏ: “Với công việc đang muốn ứng tuyển, tuần này mình có thể thử làm điều gì?” Đó có thể là một email, một bảng theo dõi hoặc một cách giải thích rõ hơn về sản phẩm đã làm.
Bạn đang muốn bắt đầu ở tuyển dụng, C&B hay HR tổng hợp? Nếu muốn, bạn có thể chia sẻ một nhiệm vụ còn vướng trong phần bình luận để mình cùng trao đổi, với bối cảnh ngắn gọn và không có dữ liệu cá nhân hoặc nội bộ.
Chọn một việc để thử trong tuần này
Lấy một JD phù hợp với người mới, chọn một nhiệm vụ và tạo bản thực hành bằng dữ liệu giả định. Bài Từ biết đến làm HR sẽ đi tiếp cùng bạn ở bước làm bản đầu, nhận góp ý rồi sửa.
good