Từ biết đến làm HR: Luyện một việc cho đến nơi
Đã cập nhật: 2 ngày trước
HR CAREER INSIGHT · BÀI 02
Thành HR · Ghi chép vào nghề
“Em tổng hợp giúp anh tình hình tuyển vị trí này nhé.” Quy trình tuyển dụng thì bạn đã học rồi. Vậy mà nhìn bảng tính trống, vẫn chưa biết bắt đầu từ cột nào. Bài này mình cùng gỡ đúng đoạn đó.
Nên đưa những số liệu nào vào? Người nhận cần biết tổng số hồ sơ hay đang chờ mình đề xuất điều gì? Những trường hợp chưa đủ thông tin sẽ ghi ra sao?
Theo mình, đây là lúc cần nhìn kỹ phần việc đang làm mình vướng. Có thể bạn chưa rõ yêu cầu, chưa biết cách tổ chức dữ liệu hoặc chưa từng được xem một sản phẩm đạt yêu cầu. Mỗi vướng mắc cần một cách hỗ trợ khác nhau.
Kiến thức đã học vẫn có giá trị. Việc tiếp theo là tạo cơ hội sử dụng kiến thức ấy trong một nhiệm vụ có đầu ra, có người nhận và có phản hồi.
Một nhiệm vụ rõ đầu ra giúp bạn nhận ra phần đã làm được và điều cần được hướng dẫn.
Khi một yêu cầu ngắn chứa nhiều điều chưa được nói rõ
Hãy thử một tình huống mô phỏng: bạn là thực tập sinh tuyển dụng, hỗ trợ vị trí chăm sóc khách hàng. Người phụ trách cần cập nhật tiến độ trước buổi trao đổi với quản lý vào chiều thứ Tư.
Bạn có 8 hồ sơ. Trong đó, 4 hồ sơ đã được quản lý đồng ý chuyển sang phỏng vấn; 3 hồ sơ đang chờ ý kiến; 1 hồ sơ cần hỏi thêm khả năng đáp ứng lịch làm việc. Với 4 hồ sơ được duyệt, mới có 2 ứng viên xác nhận lịch.
Nếu chỉ gửi “Đã có 8 CV, đang tiếp tục xử lý”, người nhận vẫn chưa biết việc đang dừng ở đâu. Bạn có thể tổ chức lại thông tin như sau:
4 hồ sơ được duyệt
Trạng thái đã xác minh: 2 ứng viên xác nhận lịch, 2 người chưa xác nhận
Việc tiếp theo: Liên hệ lại 2 người; cập nhật kết quả trước giờ chốt báo cáo
3 hồ sơ chờ quản lý
Trạng thái đã xác minh: Chưa nhận được ý kiến
Việc tiếp theo: Gửi danh sách cần duyệt và hỏi thời điểm có phản hồi
1 hồ sơ thiếu thông tin
Trạng thái đã xác minh: Chưa rõ khả năng đáp ứng lịch làm việc
Việc tiếp theo: Hỏi thêm ứng viên trước khi đề xuất chuyển bước
Cách chia ba nhóm này tách được điều đã biết với việc còn chờ. Nó cũng tránh biến “đã gửi lời mời” thành “đã chốt lịch”, hoặc biến “chưa có thông tin” thành “không phù hợp”.
Trước khi làm báo cáo, bạn vẫn nên xác nhận người nhận cần quyết định điều gì, thời điểm chốt dữ liệu và mẫu đang dùng. Một câu hỏi có thể là:
“Em dự định tổng hợp theo trạng thái hồ sơ, điểm đang chờ và việc cần hỗ trợ. Anh/chị có cần thêm thông tin nào cho buổi trao đổi không? Mình chốt dữ liệu lúc mấy giờ để em cập nhật thống nhất ạ?”
Chọn cách luyện theo đúng chỗ đang vướng
Nếu chưa hiểu một khái niệm, bạn cần đọc lại và thử giải thích bằng lời của mình. Nếu hiểu yêu cầu nhưng chưa biết bố cục báo cáo, một mẫu có chú thích sẽ hữu ích hơn. Nếu đã làm được nhưng hay bỏ sót, bạn cần cách tự kiểm tra và phản hồi cụ thể.
Hướng dẫn của NSW Department of Education về học qua ví dụ có giải thích từng bước đề xuất hỗ trợ nhiều hơn khi người học mới tiếp cận nhiệm vụ, rồi tăng dần phần tự làm khi đã quen. Mình vận dụng nguyên tắc đó vào gợi ý luyện HR dưới đây; đây không phải một chương trình đào tạo HR đã được tài liệu ấy kiểm nghiệm.
Một lượt luyện gồm cả làm, nhận góp ý và sửa
Đọc một mẫu và tìm hiểu lý do. Vì sao báo cáo cần thời điểm chốt dữ liệu? Cột “việc tiếp theo” giúp ai hành động? Phần nào thay đổi theo doanh nghiệp?
Làm bản đầu với dữ liệu giả lập. Dùng tình huống 8 hồ sơ ở trên, viết một cập nhật ngắn và một bảng theo dõi. Ghi rõ những điều chưa được xác nhận.
Xin phản hồi vào một điểm cụ thể. Chẳng hạn: “Người nhận đã nhìn ra việc cần hỗ trợ chưa?” hoặc “Cách em phân nhóm có làm đếm trùng hồ sơ không?”.
Sửa và ghi lý do sửa. Lưu một dòng như: “Tách lời mời đã gửi khỏi lịch đã xác nhận để báo cáo không làm người đọc hiểu sai tiến độ.”
Thử lại với một thay đổi. Giả sử một ứng viên xin đổi lịch. Bạn cần cập nhật những ô nào, thông báo cho ai và giữ thông tin cũ ở đâu?
Nếu chưa có người hướng dẫn, bạn có thể tự rà theo yêu cầu đầu bài và đánh dấu phần chưa chắc để hỏi sau. Với dữ liệu hoặc nghiệp vụ thật, cần có người phù hợp kiểm tra trước khi sử dụng kết quả vào quyết định.
Phản hồi càng cụ thể, lần sửa càng có hướng
Nhận xét “em cần chủ động hơn” có thể khiến người mới bối rối. Họ chưa biết cần thay đổi hành động nào. Một góp ý sát sản phẩm hơn sẽ là: “Báo cáo đã có số liệu; em bổ sung giúp anh ai đang giữ bước tiếp theo và khi nào mình cần cập nhật lại.”
Ở vai trò người học, bạn cũng có thể giúp cuộc trao đổi rõ hơn bằng cách gửi kèm ba điều: mình đang muốn đạt kết quả gì, đã xử lý đến đâu và đang cần góp ý ở chỗ nào.
“Em đã phân 8 hồ sơ thành ba nhóm, tổng không bị trùng. Em còn chưa chắc cách ghi 2 trường hợp đã được duyệt nhưng chưa xác nhận lịch. Anh/chị xem giúp cách thể hiện này đã rõ chưa ạ?”
Bạn không cần hỏi mọi thứ cùng lúc. Chọn một điểm có ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra, sửa xong rồi thử lại sẽ tạo ra một lượt học dễ theo dõi hơn.
Dấu hiệu tiến bộ có thể nằm ở những thay đổi nhỏ
Theo mình, số lần làm một công việc chỉ là một phần của câu chuyện. Bạn có thể nhìn thêm: mình đã biết hỏi đúng thông tin hơn chưa; có giải thích được lý do chọn cách làm không; khi tình huống thay đổi, có nhận ra phần cần điều chỉnh không?
Với bài luyện này, sản phẩm để lưu lại có thể gồm bản báo cáo đầu, bản đã sửa và vài dòng giải thích. Nếu đưa vào hồ sơ học tập, hãy ghi rõ đây là thực hành mô phỏng, sử dụng dữ liệu giả lập và mô tả đúng phần mình đã thực hiện.
Góc nhìn Thành HR: Một bản nháp được kiểm tra và sửa có thể cho bạn thấy rất rõ điều cần học tiếp. Mình thích bắt đầu từ một việc vừa sức, rồi làm cho cách suy nghĩ phía sau việc đó ngày càng rõ hơn.
Bạn đang vướng nhất ở khâu hiểu yêu cầu, bắt đầu làm hay tự kiểm tra kết quả? Thử chọn một nhiệm vụ gần đây và viết ra đúng một câu hỏi cần được giải đáp.
Thử làm rồi, bạn nên học tiếp gì?
Với tình huống 8 hồ sơ, hãy tự rà ba điểm trước khi mở bài mới:
Tổng các nhóm có đủ 8 hồ sơ và không đếm trùng không?
Bạn đã tách lịch được gửi lời mời khỏi lịch ứng viên xác nhận chưa?
Mỗi việc đang chờ có người cần liên hệ và thời điểm cập nhật rõ chưa?
Nếu còn vướng ở đâu, sửa đúng phần đó và ghi lại lý do. Một bản đã sửa sẽ giúp bạn đặt câu hỏi cụ thể hơn khi nhờ người hướng dẫn góp ý.
Chọn phần học phù hợp với chỗ đang vướng
Chưa hiểu quy trình tuyển dụng: đọc Foundation Tuyển dụng miễn phí trên HRVN Academy, rồi quay lại tình huống trong bài.
Chưa rõ nên luyện nhiệm vụ nào: xem Sắp xếp thứ tự học HR và chọn một đầu ra từ JD bạn đang hướng tới.
Muốn tập đọc dữ kiện và giải thích lựa chọn: làm 5 câu Luật lao động miễn phí. Có thể tra cứu nguồn trong lúc làm; ghi lại điều mình đã hiểu nhầm.
Bạn cũng có thể xem 4 series Foundation miễn phí nếu cần bổ sung một mảng nền tảng khác.
Học sâu hơn hoặc trao đổi một điểm đang vướng
Các khóa thực hành trên HRHub giới thiệu nội dung, cách học và học phí để bạn cân nhắc theo nhu cầu. Nếu muốn trao đổi về hướng học hoặc cách tiếp cận một nhiệm vụ, tìm hiểu mentoring nghề HR cùng Thành HR; chuẩn bị mục tiêu, bản đã thử làm và một câu hỏi cụ thể.
Nếu điều khiến bạn chần chừ là cảm giác chưa sẵn sàng, đọc thêm Học HR nhiều vẫn ngại đi làm.
Bình luận