Ngày đầu đi làm, chỉ được gửi một folder: HR cần làm gì?
TÌNH HUỐNG HR THỰC TẾ · BÀI 3
Thành HR · Thử làm một việc
“Em cứ đọc tài liệu trước nhé.” Nghe cũng hợp lý. Chỉ có điều, folder có 27 file, tên nào cũng gần giống nhau, và bạn mới không biết đọc xong thì cần làm được việc gì.
Nếu đang hỗ trợ hội nhập, HR có thể gỡ được khá nhiều từ một buổi sáng như vậy. Mình cùng thử sắp xếp lại, bắt đầu bằng người hỗ trợ, việc đầu tiên và một cuộc trao đổi có giờ cụ thể.
TÌNH HUỐNG MÔ PHỎNG · KHÔNG PHẢI CÂU CHUYỆN CỦA MỘT DOANH NGHIỆP CỤ THỂ
8 giờ 30 thứ Hai, một nhân viên điều phối đơn hàng đến nhận việc. Bạn là HR junior phụ trách đón tiếp. Máy tính đã có, nhưng tài khoản nghiệp vụ còn chờ IT. Quản lý trực tiếp đang họp tới 11 giờ. Người dự kiến hướng dẫn chưa được xác nhận.
Bạn được chuyển một folder 27 tài liệu. Có bản hướng dẫn cũ và mới, chưa ghi rõ tài liệu nào cần đọc trước. HR đã gửi email chào mừng, nhưng lịch sáng nay mới có mỗi mục “đọc tài liệu”.
Bạn mới hỏi: “Sáng nay em cần làm gì trước, và có gì chưa hiểu thì hỏi ai ạ?”
Thử viết lịch cho buổi sáng này
Bạn có khoảng 5 phút để đề xuất một lịch ngắn từ 8 giờ 30 đến 11 giờ 15. Mỗi hoạt động cần có người hỗ trợ hoặc người xác nhận, mục đích và một đầu ra vừa sức. Đánh dấu phần nào còn phải xin xác nhận.
Đầu ra có thể rất nhỏ: biết người cần liên hệ, đọc đúng một quy trình và ghi được hai câu hỏi. Chưa cần giao người mới xử lý một đơn thật khi họ chưa được hướng dẫn hoặc cấp quyền.
Mở một phương án để đối chiếu
8 giờ 30–9 giờ · Đón tiếp và giúp người mới biết đường hỏi
HR giới thiệu lịch dự kiến, nơi làm việc, những thông tin cần thiết để bắt đầu và đầu mối liên hệ. Nói rõ tài khoản đang được xử lý, ai theo dõi và khi nào sẽ cập nhật. Không để người mới tự đoán mình đang chờ việc gì.
9 giờ–9 giờ 20 · Chốt người hướng dẫn và tài liệu đang dùng
HR liên hệ quản lý hoặc đầu mối được giao để xác nhận người có thể hỗ trợ trong buổi sáng. Nhờ bộ phận chọn bản quy trình hiện hành và một ví dụ phù hợp để đọc trước. Khoảng thời gian này phụ thuộc người hỗ trợ có thể sắp xếp được; cần xác nhận, không tự ghi tên đồng nghiệp rồi coi như đã bàn giao.
9 giờ 20–10 giờ 15 · Một việc học có đầu ra
Đề xuất người hướng dẫn đi qua một đơn hàng mẫu đã loại bỏ dữ liệu cá nhân và thông tin cần bảo mật. Người mới ghi lại các bước xử lý, đánh dấu hai chỗ chưa hiểu. Nội dung nghiệp vụ cần bộ phận xác nhận; HR điều phối để hoạt động diễn ra.
10 giờ 15–10 giờ 30 · Trao đổi ngắn với người hướng dẫn
Đối chiếu hai câu hỏi, kiểm tra người mới đã biết bước tiếp theo chưa. Nếu tài khoản vẫn chưa có, chọn việc học phù hợp và thống nhất thời điểm cập nhật với IT; không dùng chung tài khoản hay mượn mật khẩu cho nhanh.
11 giờ–11 giờ 15 · Quản lý chốt việc tiếp theo
Đề nghị quản lý dành một cuộc trao đổi ngắn sau buổi họp để làm rõ ưu tiên, người hướng dẫn và kết quả cần đạt trong những ngày đầu. Đây là lịch đề xuất, cần quản lý xác nhận. Khoảng thời gian còn lại có thể dùng để nghỉ ngắn, đọc lại tài liệu đã chọn và chuẩn bị câu hỏi.
Nếu chưa ai nhận hướng dẫn thì làm sao?
Đừng đưa người mới sang một bàn khác rồi nghĩ rằng đã có người tiếp nhận. Báo quản lý hoặc người phụ trách về điểm đang thiếu; đề xuất một đầu mối thay thế và xin xác nhận. Trong lúc chờ, HR có thể thực hiện phần giới thiệu chung thuộc phạm vi của mình.
“Anh ơi, bạn mới đã có mặt. Tài khoản nghiệp vụ còn chờ IT và đầu mối hướng dẫn sáng nay chưa được xác nhận. Em đề xuất anh chỉ định một người hỗ trợ đi qua quy trình hiện hành bằng ví dụ đã làm sạch dữ liệu. Anh xác nhận giúp người phụ trách và lịch 11 giờ trao đổi với bạn được không ạ?”
Một lịch nhìn đủ ô chưa có nghĩa là mọi người đã nhận việc. Chỉ cần thiếu người hướng dẫn hoặc tài liệu đúng phiên bản, cả buổi sáng vẫn có thể trôi qua trong chờ đợi.
Cuối ngày, hỏi gì ngoài “ổn không em?”
Thử ba câu cụ thể hơn: “Hôm nay em đã hiểu được phần việc nào?”, “Nếu vướng ở bước tiếp theo, em sẽ hỏi ai?” và “Còn điều kiện nào khiến em chưa bắt đầu được?”. Ghi lại việc còn chờ cùng người theo dõi, thay vì chỉ đánh dấu hoàn tất hội nhập.
Với người mới, chưa hỏi không có nghĩa là đã hiểu. Với HR, gửi đủ email cũng chưa cho biết người ấy đã có điều kiện để làm việc. Mình muốn nhìn vào những việc nhỏ có thể kiểm tra được ngay.
Tự kiểm tra lịch bạn vừa lập
Tài liệu đọc trước có được người phụ trách xác nhận đúng phiên bản?
Có một người đã nhận lời hỗ trợ, thay vì chỉ được ghi tên vào lịch?
Nhiệm vụ đầu tiên có mục đích, đầu ra và phù hợp với quyền truy cập hiện có?
Người mới biết khi nào được trao đổi lại và hỏi ai nếu mắc ở giữa?
Nếu bạn đang chuẩn bị đi thực tập, cũng có thể dùng bài này để luyện cách hỏi ngày đầu: “Sau buổi sáng hôm nay, anh/chị muốn em hiểu hoặc làm được phần nào trước ạ?”. Hỏi để biết đường bắt đầu là một việc rất bình thường.
Học tiếp đúng phần đang thiếu
Foundation Tuyển dụng miễn phí trên HRVN Academy có chặng mời nhận việc và hỗ trợ người mới. Đọc xong, thử bổ sung một việc cần chuẩn bị từ trước ngày nhận việc vào kế hoạch của bạn.
Phân tích công việc: Viết JD từ yêu cầu thực tế giúp bạn hỏi rõ đầu ra, quyền hạn và nguồn lực của một vị trí — những thông tin rất cần khi bắt đầu giao việc.
Bạn có thể lưu lịch đã sửa vào hồ sơ học tập, ghi rõ đây là bài thực hành mô phỏng. Nếu muốn luyện thêm, xem các khóa thực hành theo mục tiêu đang quan tâm.
Nguồn và phạm vi bài tập
CIPD — Employee induction đề cập việc giúp người mới hiểu tổ chức, con người, vai trò và kỳ vọng công việc. Lịch buổi sáng và lời nhắn trong bài là ví dụ thực hành do Thành HR biên soạn; cần điều chỉnh theo vai trò, điều kiện và quy trình của từng nơi.
Bình luận