Cấu trúc tổ chức: Khi có hai người quản lý, phối hợp thế nào?
Đã cập nhật: 2 ngày trước
HR FIRST PRINCIPLES · BÀI 03
Thành HR · Hiểu việc từ gốc
Sáng quản lý chuyên môn cần báo cáo, trưa trưởng dự án lại giao một việc gấp. Cả hai đều cần trong hôm nay. Nếu là người nhận việc, bạn sẽ ưu tiên thế nào? Mình muốn nhìn câu hỏi này từ cách phân quyền và phối hợp trong tổ chức.
Tình huống này khiến nhiều người mới bối rối: mình phải nghe ai? Để trả lời, cần hiểu cách tổ chức phân chia công việc, quyền quyết định và trách nhiệm phối hợp. Sơ đồ tổ chức là một điểm bắt đầu.
Làm rõ quyền quyết định và ưu tiên giúp các bên phối hợp chủ động hơn.
Sơ đồ cho biết gì, và cần hỏi thêm điều gì?
Một cơ cấu theo chức năng thường nhóm những người làm cùng chuyên môn, như tuyển dụng, kế toán hoặc kinh doanh. Tổ chức cũng có thể phân nhóm theo sản phẩm, khu vực hoặc khách hàng. Cách lựa chọn phụ thuộc vào công việc cần phối hợp và mục tiêu của tổ chức.
Cơ cấu ma trận kết hợp từ hai chiều quản lý. Một nhân viên có thể vừa thuộc bộ phận chuyên môn, vừa tham gia dự án hoặc đơn vị kinh doanh. Điểm khó nằm ở cách chia sẻ thẩm quyền và xử lý ưu tiên. Kates Consulting, dựa trên phương pháp của Jay Galbraith, nhấn mạnh việc làm rõ quyết định, mục tiêu chung và trách nhiệm giữa các chiều quản lý trong Working in the Matrix.
Tuy vậy, không phải cứ nhận việc từ hai người là tổ chức đã vận hành theo ma trận. Đó có thể là quan hệ phối hợp tạm thời, giao việc chưa rõ hoặc thiếu phân quyền. Tên mô hình chưa trả lời được ai có quyền chốt lịch làm việc của bạn.
Đọc quyền quyết định theo từng việc
Hãy hỏi bằng công việc cụ thể. “Ai là sếp của em?” đôi khi nhận được một câu trả lời quá chung. “Ai xác nhận ưu tiên tuần này nếu hai đầu việc trùng hạn?” sẽ giúp cuộc trao đổi đi vào điểm cần giải quyết.
Trong tình huống mô phỏng, một chuyên viên tuyển dụng vừa thuộc phòng HR, vừa hỗ trợ dự án mở chi nhánh. Hai bên có thể thống nhất cách phối hợp như sau:
01 · Yêu cầu tuyển cho chi nhánh
Phân công minh họa: Quản lý dự án nêu nhu cầu, HR làm rõ tiêu chí
Điểm phải thống nhất: Số lượng, thời hạn, ngân sách đã được duyệt
02 · Tiêu chuẩn và quy trình tuyển
Phân công minh họa: Quản lý chuyên môn HR hướng dẫn
Điểm phải thống nhất: Các bước bắt buộc và phạm vi được điều chỉnh
03 · Ưu tiên khi trùng hạn
Phân công minh họa: Hai quản lý cùng chốt theo cơ chế đã thống nhất
Điểm phải thống nhất: Ai quyết định cuối cùng nếu chưa đồng thuận
04 · Đánh giá kết quả làm việc
Phân công minh họa: Tổng hợp đầu ra và phản hồi từ các bên liên quan
Điểm phải thống nhất: Ai chịu trách nhiệm đánh giá chính thức
Đây chỉ là một cách phân công để thảo luận. Ở tổ chức khác, thẩm quyền có thể khác. Điều quan trọng là mọi bên biết cách xử lý trước khi mâu thuẫn xảy ra.
Khi yêu cầu xung đột, hãy làm rõ đánh đổi
Bạn có thể viết: “Hôm nay em có báo cáo tuyển dụng cần hoàn tất và danh sách phỏng vấn cho chi nhánh. Với thời gian hiện có, em dự kiến hoàn thành danh sách trước, báo cáo vào sáng mai. Nhờ anh chị xác nhận thứ tự ưu tiên hoặc điều chỉnh phạm vi giúp em.”
Cách trao đổi này cho người quản lý thấy khối lượng, thời hạn và phương án bạn đề xuất. Nếu vấn đề vượt thẩm quyền, hãy chuyển đến đầu mối đã được xác định. Đừng tự nhận cả hai việc rồi để các bên cùng chờ mà không biết có xung đột.
Sau khi chốt, ghi nhận ngắn gọn quyết định và người liên quan. Việc lưu lại giúp phối hợp nhất quán, nhất là khi yêu cầu thay đổi giữa chừng.
HR có thể giúp tổ chức phối hợp rõ hơn
HR có thể cùng quản lý rà lại mô tả công việc, cách giao mục tiêu, quyền phê duyệt và nguồn phản hồi đánh giá. Nếu hai bên yêu cầu kết quả đối lập nhau, chỉ sửa đường nối trên sơ đồ sẽ chưa đủ.
Ví dụ, một bên yêu cầu ưu tiên tốc độ tuyển, bên kia chỉ đánh giá theo mức độ đầy đủ của hồ sơ. Cần cùng thống nhất những điều kiện bắt buộc và cách đo kết quả, để nhân viên không phải tự đoán đâu là yêu cầu quan trọng hơn.
Bạn có thể thực hành bằng cách chọn một việc mình đang phụ trách và ghi bốn dòng: ai yêu cầu, ai quyết định, ai phối hợp, ai nhận kết quả. Nếu một dòng có nhiều câu trả lời khác nhau, đó là điểm nên đem ra làm rõ.
Theo mình, hiểu cơ cấu tổ chức là hiểu cách công việc đi qua con người và các bộ phận. Khi quyền quyết định và ưu tiên rõ hơn, người mới sẽ bớt phải “đoán ý sếp” và có cơ sở để phối hợp chủ động.
Đọc tiếp trong series
Đặt vào bối cảnh SME
Ở doanh nghiệp nhỏ, dù không có sơ đồ ma trận, một người vẫn có thể nhận việc từ cả chủ doanh nghiệp lẫn quản lý. Thử chốt đầu mối quyết định khi trùng hạn cho một nhóm việc trước; không cần vẽ lại cả bộ máy.
Nếu bạn đang phụ trách bài toán này ở doanh nghiệp, xem tư vấn nhân sự SME để biết cách gửi nhu cầu. Thành sẽ trao đổi trước về phạm vi và khả năng đồng hành.
Đừng để người nhận việc tự đoán thứ tự ưu tiên
Lấy một việc có nhiều người cùng giao hoặc cùng duyệt, ghi rõ ai đề xuất, ai chốt và khi chưa thống nhất thì hỏi ai. Đây cũng là một cách luyện góc nhìn HRBP từ công việc hằng ngày.
Nền tảng miễn phí trên HRVN Academy: Tuyển dụng · C&B · Luật lao động · HRBP
Bình luận