Quy trình nhiều có phải quan liêu? Hiểu đúng để cải tiến
Đã cập nhật: 1 ngày trước
HR FIRST PRINCLES · BÀI 01
Thành HR · Hiểu việc từ gốc
Một chiếc bàn phím cần ba người duyệt, trong lúc người dùng vẫn phải mượn máy của đồng nghiệp. Nghe là thấy sốt ruột. Nhưng trước khi đề nghị bỏ bớt bước, mình muốn biết từng người đang kiểm tra điều gì.
Nếu mới đi làm HR, bạn có thể gặp những tình huống tương tự khi duyệt tuyển dụng, tiếp nhận nhân viên hay thay đổi dữ liệu chấm công. Câu hỏi đáng tìm hiểu là: bước này đang giúp tổ chức kiểm soát điều gì, và lợi ích ấy có tương xứng với thời gian bỏ ra không?
Hiểu mục đích của từng bước để đề xuất cách làm rõ ràng và hiệu quả hơn.
Vì sao tổ chức cần quy trình?
Khi số người và số đầu việc tăng, việc chỉ dựa vào trí nhớ hoặc quan hệ quen biết dễ tạo ra cách xử lý khác nhau cho cùng một yêu cầu. Quy trình giúp làm rõ thông tin cần có, người chịu trách nhiệm, thẩm quyền quyết định và dấu vết để đối chiếu khi có sai sót.
Trong quản trị học cổ điển, Taylor chú trọng nghiên cứu và chuẩn hóa cách làm việc. Weber nhấn mạnh phân công, thẩm quyền theo vị trí và quy tắc trong tổ chức. Hai góc nhìn này giúp giải thích nhu cầu vận hành có hệ thống, nhưng không có nghĩa tổ chức phải giữ mọi thủ tục đang tồn tại. Xem phần lịch sử quản trị về Taylor và Weber trong giáo trình OpenStax.
Một bảng lương có người kiểm tra độc lập, chẳng hạn, có thể giúp phát hiện lỗi ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi người lao động. Giá trị của bước kiểm tra nằm ở lỗi được phát hiện và trách nhiệm rõ ràng. Việc có thêm một chữ ký mà không ai thực sự kiểm tra sẽ khó đem lại cùng giá trị đó.
Đọc một quy trình bằng bốn câu hỏi
Hãy thử tình huống mô phỏng: nhân viên mới sắp nhận việc nhưng tài khoản làm việc chưa được cấp. HR đã gửi email cho quản lý, quản lý tưởng HR gửi IT, còn IT chưa có thông tin về quyền truy cập cần thiết.
Ở đây, bổ sung một cấp duyệt có thể chưa giải quyết được điểm vướng. Trước hết cần xác định nơi thông tin bị đứt và người chịu trách nhiệm chuyển tiếp.
01 · Quy trình phục vụ kết quả nào?
Áp dụng vào tình huống: Nhân viên có tài khoản phù hợp khi bắt đầu làm việc
Thông tin cần ghi lại: Thời điểm cần hoàn tất và quyền truy cập
02 · Mỗi bước kiểm soát rủi ro gì?
Áp dụng vào tình huống: Tránh cấp quyền sai hoặc bỏ sót người mới
Thông tin cần ghi lại: Ai xác nhận quyền, ai thực hiện
03 · Công việc đang chờ ở đâu?
Áp dụng vào tình huống: Yêu cầu chưa đến đúng người hoặc thiếu dữ liệu
Thông tin cần ghi lại: Thời điểm gửi, nhận và phản hồi
04 · Ngoại lệ được xử lý thế nào?
Áp dụng vào tình huống: Người nhận việc sớm hơn kế hoạch
Thông tin cần ghi lại: Đầu mối quyết định và cách ghi nhận
Những câu hỏi này là gợi ý rà soát, có thể điều chỉnh cho quy trình bạn đang phụ trách. Bạn chưa cần vẽ một sơ đồ thật đẹp; một trang ghi rõ người làm, thông tin đầu vào và kết quả đã đủ để bắt đầu cuộc trao đổi.
Giữ phần cần thiết, sửa phần gây chờ đợi
Sau khi nhìn được đường đi của yêu cầu, HR có thể đề xuất một thay đổi nhỏ: dùng một biểu mẫu tiếp nhận chung, quy định đầu mối xác nhận quyền truy cập, hoặc đặt thời hạn phản hồi cho từng bước.
Với việc có rủi ro thấp, tổ chức có thể xem xét phân quyền trong giới hạn đã thống nhất. Với dữ liệu lương, thông tin cá nhân hoặc quyền truy cập nhạy cảm, bước kiểm soát vẫn cần được thiết kế cẩn thận. Việc đơn giản hóa phải đi cùng người có thẩm quyền, thay vì tự bỏ duyệt cho nhanh.
Khi thử cách mới, nên theo dõi cả thời gian hoàn tất lẫn số lỗi và số lần phải làm lại. Nếu nhanh hơn nhưng người mới được cấp sai quyền, quy trình vẫn cần chỉnh. Nếu lỗi giảm nhưng thời gian chờ kéo dài quá mức, cần xem lại chỗ phối hợp.
Bạn có thể bắt đầu từ một yêu cầu gần đây
Chọn một việc đã hoàn tất hoặc đang bị chậm. Viết lại từng bước thực tế, hỏi người tham gia về phần họ phải chờ, rồi chọn một điểm có thể cải tiến trong phạm vi được giao. Thống nhất ai theo dõi và khi nào cùng xem lại kết quả.
Theo mình, người mới không cần vội kết luận công ty “quan liêu”. Việc bạn chỉ ra được một bước đang kiểm soát rủi ro gì, một chỗ đang thiếu thông tin và một cách cải thiện cụ thể đã là đóng góp có giá trị.
Một quy trình tốt cần giúp mọi người làm việc rõ ràng, nhất quán và có thể sửa khi bối cảnh thay đổi.
Đọc tiếp trong series
Đặt vào bối cảnh SME
SME có thể thử với một yêu cầu gần đây: cấp tài khoản cho người mới, duyệt tuyển hoặc đổi ca. Chọn một điểm chờ để sửa, giữ người xác nhận và cách ghi nhận rõ ràng, rồi xem công việc có chạy tốt hơn không.
Nếu bạn đang phụ trách bài toán này ở doanh nghiệp, xem tư vấn nhân sự SME để biết cách gửi nhu cầu. Thành sẽ trao đổi trước về phạm vi và khả năng đồng hành.
Thử lần theo một yêu cầu bị chậm
Ghi lại yêu cầu đã đi qua ai, chờ ở đâu và thiếu thông tin gì. Khi chỉ ra được một điểm chờ cụ thể, bạn sẽ dễ đề xuất cách sửa hơn là nhận xét chung rằng quy trình quá rườm rà.
Nền tảng miễn phí trên HRVN Academy: Tuyển dụng · C&B · Luật lao động · HRBP
Bình luận