Personnel Management và HRM: Tạo giá trị từ công việc vận hành
Đã cập nhật: 2 ngày trước
HR FIRST PRINCIPLES · BÀI 05
Thành HR · Hiểu việc từ gốc
Làm hồ sơ, đối chiếu chấm công, trả lời thắc mắc… Có lúc người mới sẽ tự hỏi: vậy khi nào mình mới được làm việc “có giá trị”? Mình muốn bắt đầu bài này từ chính những đầu việc ấy, vì có người đang chờ kết quả của chúng mỗi ngày.
Mình nghĩ đây là một câu hỏi đáng giữ lại. Một bảng lương đúng, một hồ sơ rõ ràng hay một phản hồi đúng hẹn đều có người nhận và tác động cụ thể. Điều cần tìm hiểu là công việc đang phục vụ kết quả nào, và mình có thể làm tốt hơn ở đâu.
Công việc vận hành tạo giá trị khi kết quả chính xác và phục vụ đúng nhu cầu.
Hai thuật ngữ giúp mở rộng góc nhìn
Khi học về lịch sử nghề, bạn sẽ gặp Personnel Management, thường được dùng khi nói về quản lý nhân sự, thủ tục và quan hệ việc làm; cùng Human Resource Management, nhấn mạnh phạm vi rộng hơn của các hoạt động quản trị nguồn nhân lực.
Trong thực tế, các hoạt động này có nhiều phần giao nhau. Tên phòng ban chưa đủ để biết một tổ chức làm HR như thế nào. Phòng mang tên “People” vẫn có thể vận hành thiếu rõ ràng; phòng “Nhân sự – Hành chính” vẫn có thể đưa ra những cải tiến hữu ích.
Với quản trị nguồn nhân lực mang tính chiến lược, trọng tâm là kết nối các chính sách và thực hành về con người với định hướng dài hạn của tổ chức, đồng thời làm cho chúng hỗ trợ lẫn nhau. Bạn có thể đọc thêm cách CIPD giải thích Strategic HRM.
Nhìn công việc qua kết quả mà người khác nhận được
Giả sử bạn phụ trách đối chiếu dữ liệu chấm công. Nếu chỉ đếm số bảng đã hoàn tất, bạn có thể bỏ qua việc quản lý thường gửi thông tin trễ hoặc nhân viên liên tục hỏi lại cùng một lỗi.
Trong tình huống mô phỏng này, bạn ghi nhận các nhóm lỗi trong vài kỳ, hỏi người nhập dữ liệu và thấy cách ghi nhận ca thay đổi chưa thống nhất. Một hướng cải thiện có thể là hướng dẫn rõ trường hợp đó, cùng đầu mối xác nhận và thời hạn chuyển dữ liệu.
01 · Đối chiếu dữ liệu lương
Giá trị đang được tạo ra: Giúp chi trả chính xác, có căn cứ giải thích
Một câu hỏi để cải thiện: Lỗi nào lặp lại và bắt đầu từ đâu?
02 · Tiếp nhận người mới
Giá trị đang được tạo ra: Giúp nhân viên có thông tin và điều kiện bắt đầu làm
Một câu hỏi để cải thiện: Người mới đang phải chờ điều gì?
03 · Quản lý hồ sơ
Giá trị đang được tạo ra: Giúp tra cứu đúng thông tin khi cần
Một câu hỏi để cải thiện: Ai cần truy cập và bản nào đang có hiệu lực?
04 · Trả lời thắc mắc
Giá trị đang được tạo ra: Giúp nhân viên hiểu chính sách và biết bước tiếp theo
Một câu hỏi để cải thiện: Câu hỏi nào cho thấy hướng dẫn còn khó hiểu?
Đây là những cách mở rộng góc nhìn trong chính phần việc hiện tại. Một cải tiến nhỏ vẫn cần được kiểm tra: có giảm lỗi không, có dễ dùng hơn không, và có phát sinh thêm việc cho người khác không?
Tự động hóa cần một quy trình đủ rõ
Một công cụ có thể hỗ trợ kiểm tra dữ liệu hoặc giảm thao tác lặp lại. Nhưng nếu đầu vào sai, trách nhiệm chưa rõ hoặc cách tính chưa thống nhất, tự động hóa có thể làm lỗi lan nhanh hơn.
Trước khi đề xuất công cụ, hãy mô tả bước nào đang tốn công và quy tắc nào đã được xác nhận. Chọn một phần nhỏ để thử với dữ liệu phù hợp, kiểm tra đầu ra và thống nhất người chịu trách nhiệm rà soát. Với dữ liệu nhân sự, cần tuân thủ quy định bảo mật và cách sử dụng công cụ được tổ chức cho phép.
Không nên hứa rằng một phần mềm hay AI sẽ tiết kiệm một tỷ lệ thời gian cố định cho mọi công việc. Hãy đo thời gian thực tế, tính cả phần chuẩn bị, kiểm tra và xử lý ngoại lệ.
Phát triển nghề từ phạm vi mình đang có
Nếu muốn mở rộng sang phân tích hoặc thiết kế chính sách, bạn có thể hỏi quản lý: trong phần việc hiện tại, vấn đề nào cần được tìm hiểu kỹ hơn? Đầu ra nào sẽ giúp người quản lý ra quyết định? Ai có thể hướng dẫn mình?
Ví dụ, từ danh sách yêu cầu tuyển dụng, bạn có thể học cách tổng hợp vị trí đang chờ duyệt, nguồn ứng viên và điểm chậm trong quy trình. Từ đó, bạn tập đưa ra câu hỏi có căn cứ. Phạm vi phân tích và quyết định vẫn cần phù hợp với vai trò được giao.
Bạn không nhất thiết phải trải qua một chức năng HR cụ thể mới được học những phần khác. Nhưng ở bất kỳ hướng nào, khả năng làm rõ yêu cầu, làm đúng và giải thích được kết quả đều đáng đầu tư.
Theo mình, giá trị của công việc HR hiện ra khi mình hiểu người đang dùng kết quả ấy. Hãy bắt đầu từ một việc đang làm, tìm một điểm có thể cải thiện và theo dõi xem thay đổi đó giúp được ai.
Đọc tiếp trong series
Nhìn lại một đầu việc đang bị xem là nhỏ
Ai cần kết quả của việc đó? Nếu làm sai hoặc trễ thì họ vướng ở đâu? Trả lời được hai câu này, bạn sẽ có căn cứ rõ hơn để học thêm hoặc đề xuất sửa cách làm.
Nền tảng miễn phí trên HRVN Academy: Tuyển dụng · C&B · Luật lao động · HRBP
Bình luận